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SharePoint

Team Challenge "Jeder Meter zählt"

A. Datenschutzerklärung nach der DSGVO für die Schrittzähler-Team-Challenge RWTH Aachen

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Rektor der RWTH Aachen University
Templergraben 55
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Telefon: +49 241 80 1
Telefax: +49 241 80 92312
E-Mail: rektorat@rwth-aachen.de
Website: www.rwth-aachen.de/rektorat

 

Für die Verarbeitung im Rahmen der Challenge:

Julia Reißen, Koordinatorin Betriebliches Gesundheitsmanagement
Dezernat 12 Personalentwicklung und Talentmanagement
Templergraben 86
52062 Aachen
Telefon: +49 241 80 95266
E-Mail: julia.reissen@zhv.rwth-aachen.de

 

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Erreichbarkeit des behördlich bestellten Datenschutzbeauftragten:

Datenschutzbeauftragter der RWTH Aachen University
Templergraben 55
52062 Aachen (Hausanschrift)
52056 Aachen (Postanschrift)
Deutschland
Telefon: +49 241 80 93665
Telefax: +49 241 80 92678
E-Mail: dsb@rwth-aachen.de
Website: www.rwth-aachen.de/datenschutz

II. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

3. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt.

III. Verwendung von Cookies

Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

SharePoint2013 als Plattform für unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieses Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Folgende Cookies werden verwendet und dabei folgende Daten darin gespeichert und übermittelt:

Für alle Nutzer der Anwendung, insbesondere reguläre, anonyme Teilnehmer der Aktion:

WSS_FullScreenMode:

speichert den Status der Vollbildanzeige für den nächsten Seitenaufruf. Das Cookie wird automatisch gelöscht, sobald sich die Nutzenden vom System abmelden oder den Webbrowser schließen.

databaseBtnDesc, databaseBtnText:

wird von der Webseite benutzt um Datenbankimports zu unterstützen. Das Cookie wird automatisch gelöscht, sobald sich die Nutzenden vom System abmelden oder den Webbrowser schließen.

LocalStorage:

ermöglicht es, dass Nutzerpräferenzen auf dem Rechner gespeichert werden. Auf Daten im LocalStorage können Dritte nicht zugreifen. Sie werden nicht an Dritte weitergegeben. Folgende Inhalte werden im LocalStorage gespeichert:
Einstellungen, die der Nutzende in der Weboberfläche von SharePoint vorgenommen hat.

Zusätzlich für die Administratoren der Aktion (Login vorausgesetzt):

WSS_KeepSessionAuthenticated:

identifiziert den eingeloggten Nutzer über eine anonyme ID und speichern die Anmeldung für die aktuelle Sitzung im SharePoint. Es muss erlaubt werden, damit der Login und die Zugriffsberechtigungen innerhalb von SharePoint während der Sitzung erhalten bleiben. Das Cookie wird automatisch gelöscht, sobald sich die Nutzenden vom System abmelden oder den Webbrowser schließen.

Registrierung

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Auf unserer Internetseite bieten wir Nutzern die Möglichkeit, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt. Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses erhoben:

Im Zeitpunkt der Registrierung werden zudem folgende Daten gespeichert:

  • Vor- und Nachname (erforderlich)
  • E-Mail-Adresse (erforderlich)
  • Pseudonym (erforderlich, wird zur Veröffentlichung der persönlichen Leistungen verwendet) – wenn eine Person in zwei Zeiträumen teilnehmen möchte, muss Sie sich mit einem neuen Pseudonym erneut anmelden. Pseudonyme müssen (auch gegenüber Teamnamen) eindeutig sein.
  • Organisationseinheit (optional)
  • Geschlecht (optional), Auswahloptionen: keine Angabe [Vorauswahl], weiblich, männlich, divers.
  • Auswahloption „Team“ (erforderlich)
    • Neues Team anlegen.
    • Kein Team.
    • Team beitreten.
  • Teamname (erforderlich)
    • wird abhängig von der Auswahloption „Team“ angezeigt
    • Teamnamen müssen gegenüber Pseudonymen eindeutig sein.
  • Auswahl: Startdatum der Teilnahme (erforderlich), innerhalb des gesamten Teilnahmezeitraums kann ein Montag frei gewählt werden, ab dem Startdatum gelten 14 Tage Laufzeit, der letzte mögliche Montag ist der 18.10.2021.
  • Auswahloption „Art der Teilnahme“ (erforderlich), Schrittezählen oder Fahrradkilometer
  • Auswahloption „Einzelwertung Schritte/Kilometer“ (optional)

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten bei Registrierung für die Schrittzähler-Team-Challenge RWTH Aachen ist die Einwilligung des Nutzers gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Eine Registrierung des Nutzers ist für das Bereithalten bestimmter Inhalte und Leistungen auf unserer Website erforderlich. Die erhobenen Daten dienen dazu, den Teilnehmer/innen Ihre persönlichen Werte (zurückgelegte Schritte, Kilometer und ggf. Kalorienverbrauch) anzuzeigen.

Zudem soll die Teilnehmerzahl einen Rückschluss auf die Resonanz der Schrittzähleraktion zulassen. Diese Daten dienen lediglich dazu, eventuell weitere Aktionen anzubieten

4. Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch ca. 8 Monate nach Beendigung der Aktion.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Als Nutzer haben sie jederzeit die Möglichkeit, die Registrierung aufzulösen. Die über Sie gespeicherten Daten können Sie jederzeit abändern lassen. Dazu ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Organisation und Durchführung der Challenge verwendet.

IV. Ihre Rechte

Wir informieren Sie hiermit darüber, dass Sie gemäß Artikel 15 ff. DSGVO uns gegenüber unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit haben. Auch haben Sie gemäß Artikel 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen diese Verordnung verstößt. Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung Ihrerseits beruht (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), haben Sie ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.